Ipem-SP publica tabela de temporalidade de documentos-fim
Os benefícios para a instituição são mais agilidade para localizar informações, maior organização operacional e otimização de fluxos, mais eficiência no processo de gestão de documentos, redução do espaço físico para armazenar os documentos, redução de custos, entre outros
O Ipem-SP (Instituto de Pesos e Medidas do Estado de São Paulo), autarquia do Governo do Estado, vinculada à Secretaria da Justiça e Cidadania, e órgão delegado do Inmetro, publicou no Diário Oficial do Estado de São Paulo, no último dia 2 de fevereiro, por meio da portaria 11/2023, o Plano de Classificação (PC), o Índice Alfabético, Remissivo e Permutado e a Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim (TTD-Fim) da autarquia, após anos de levantamento de documentos levados a efeito pela Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso (CADA) da instituição.
O PC, o Índice e a TTD-Fim são instrumentos para gestão documental de documentos-fim (documentos produzidos pelas atividades finalísticas do órgão). Estes instrumentos foram elaborados pela CADA, aprovados no Arquivo Público do Estado de São Paulo e publicados pela Superintendência do Ipem-SP em conformidade com o Decreto Estadual 29.838/1989.
De acordo com o superintendente do Ipem-SP, Marcos Heleno Guerson de Oliveira Junior, "esse é um marco histórico para a instituição, pois, poderemos definir critérios para reduzir ao essencial os documentos acumulados nos arquivos do Ipem-SP, sem prejuízos de eliminação de informações indispensáveis ao processo decisório e preservação da memória da autarquia. Com a tabela de temporalidade será possível, entre outras análises, saber quanto tempo o documento deve permanecer em sua unidade administrativa ao cessar seu trâmite, quanto tempo este ficará no arquivo intermediário aguardando prazo precaucional e/ou prescricional, e se ele será eliminado ou guardado permanentemente", explica.
Vantagens da gestão de documentos-fim
A publicação do PC, do Índice e da TTD-Fim traz ao Ipem-SP as seguintes vantagens:
- Possibilidade de modelar documentos-fim diretamente no SP Sem Papel, sejam eles documentos compostos (como processos) ou simples (como notificações e certificados);
- Eliminação segura e criteriosa de documentos com base em dispositivo legal (no caso, a Portaria e o Decreto em comento);
- Liberação de espaço e diminuição de custos devido à existência de arquivos físicos.
Próximos passos
A partir de agora, a CADA do Ipem-SP se atualizará nos procedimentos de eliminação de documentos conforme definido na legislação paulista. Em seguida, todo o Ipem-SP receberá treinamento para eliminação criteriosa de documentos que já tenham cumprido sua temporalidade.
Documentos-meio
Os instrumentos de gestão de documentos-meio são publicados diretamente pelo Governo do Estado por meio de decreto e são válidos para toda a Administração Paulista. Documentos-meio são aqueles que existem em comum em toda a administração, a exemplo de recursos humanos, compras, contratos, jurídico, alta direção, financeiro, comunicação, entre outros. O programa SP Sem Papel do Governo de São Paulo contempla quase a totalidade dos documentos e processos-meio.
O PC-Fim, o índice e a TTD-Fim do Ipem-SP também estão disponíveis no site do Arquivo Público do Estado de São Paulo. Acesse aqui.
Acesse aqui a portaria Ipem-SP 11/2023.
Ipem-SP
O Ipem-SP é uma autarquia vinculada à Secretaria da Justiça e Cidadania do Governo do Estado de São Paulo e órgão delegado do Inmetro. Com uma equipe de fiscalização formada por especialistas e técnicos, realiza diariamente, em todo o Estado de São Paulo, operações de fiscalizações rotineiras em balanças, bombas de combustíveis, medidores de pressão arterial, taxímetros, radares, capacetes de motociclistas, brinquedos, cadeiras de carro para crianças, peças de roupa, cama, mesa e banho, botijões de gás, entre outros materiais. É seu papel também proteger o consumidor para que este leve para casa a quantidade exata de produto pela qual pagou. Quem desconfiar ou encontrar irregularidades pode recorrer ao serviço da Ouvidoria, no telefone 0800 013 05 22, de segunda a sexta, das 8h às 17h, ou enviar e-mail para Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.
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